Excel „Ob Gift oder Medizin – die Dosis macht‘s“

CJeske — Tue, 07 May 2013 11:56:46 +0000

Ich kam einmal auf einer Party mit einem sehr erfolgreichen Unternehmensberater ins Gespräch. Es ist immer schwer zu erklären, was mein Beruf ist. Bei Fachfremden sage ich meistens „Ich bin Informatiker“. Damit können die meisten etwas anfangen und ich werde dann oft gefragt, ob ich nicht ihren Router oder ihr WLAN einrichten könne. Dieses Mal jedoch wollte ich etwas konkreter werden. Als ich ihm erzählte, dass ich Spezialist für Predictiv Analytics sei, glühte seine Stirn nur so vor Fragezeichen. Nach fünf Minuten „Informatik für Fachfremde“ kam ein Satz von meinem Gegenüber, den ich schon oft gehört und jedes Mal gehasst habe. „Geht das nicht auch mit Excel?“ Ich dachte mir, eine längere Erklärung oder gar ein Disput über den Sinn oder Unsinn, was man mit Excel machen kann, geht auf einer Geburtstagsparty über den normalen Smalltalk hinaus ; und des Frieden Willens antwortete ich mit „Ja.“

Diese Anekdote ist leider wahr. Im Nachhinein plagt mich mein Gewissen! Ich hätte die Diskussion führen sollen! Es ist halt nicht möglich komplexe Prognosen aus umfangreichen Daten in Excel abzubilden. Nicht, dass ich diesem äußerst erfolgreichen Unternehmensberater seine Kompetenz absprechen will. Ganz im Gegenteil, ich halte ihn für sehr fähig. Doch auch die Kompetentesten sind nicht vor Fehlern gefeit und so nimmt der Missbrauch von Excel als Datenbank oder Universaltool seinen Lauf. Die ursprüngliche Funktion der reinen Tabellenkalkulation gerät dabei in Vergessenheit.

Die Beste und gleich schlechteste Eigenschaft von Excel ist, dass jeder damit besser oder schlechter umgehen kann. Somit ist es in vielen Fällen „DAS WUNDERMITTEL“; aber obwohl Excel eine sehr mächtige Tabellenkalkulation ist, bleibt Excel nur eine Tabellenkalkulation.

In meiner Zeit als ITler, habe ich schon viel Schreckliches gesehen, was mit Excel angestellt wurde. Eine Firma ist sogar durch Excelmissbrauch in die Insolvenz getrieben worden. Keine kleine Firma, sondern ein gehobener Mittelständer, der sich einen Fehler in seinem „Kalkulationssheet“ erlaubte und somit Teile seiner Waren unter dem Einkaufspreis verkaufte. Ich könnte Seitenweise mit derartigen Excelmissgeschicken fortfahren aber das soll hier nicht das Ziel sein.

Excel sollte meiner Meinung nach nicht für unternehmenskritische Kennzahlengewinnung oder Kennzahlenhaltung verwendet werden. Dafür ist es einfach zu fehleranfällig. Man verrutscht in einer Zeile und schon ist das Malheur geschehen. Für höhere mathematische Berechnungen sollte man es ebenso wenig missbrauchen und zur Datenhaltung taugt es nicht besser als ein Post-It.

Als Konsequenz den Gebrauch eines so allgegenwärtigen Tools zu unterbinden, stellt allerdings keine adäquate Lösung dar. Sprichworte wie „Excel is SAPs best friend!“ heben gerade hervor, dass es ohne Excel teilweise nicht gehen kann, weil die Individualität in manchen Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen fehlen. Zudem würden die IT-Abteilungen gar nicht mehr zur Ruhe kommen, sollten sie jeden Excelgedanken in einem Datawarehouse implementieren (Willkommen im BI-Grab). Es gibt jedoch gewisse Alternativen.

Ad-Hoc Reporting bietet heutzutage schon eine Menge Features, mit denen sich die meisten Excelsheets ablösen lassen. Dadurch ist die gleiche Datenbasis garantiert. (Somit haben alle Auswertungen zumindest die gleichen Fehler).

Auswertungen mit kleinen Datenmengen ohne Wiederholungspotenzial können ohne Probleme in Excel umgesetzt werden. Für alle anderen Auswertungen gibt es am Markt unterschiedliche Anbieter von Bussiness Intelligence Tools wie SAP Business Objects oder kostenlose Varianten wie Pentaho, die sich bestens für Unternehmensauswertung und Kennzahlengewinnung eignen.

Mit Excel lassen sich zwar recht einfach Ad-Hoc Reporte erstellen und auch ansprechend gestalten, jedoch sollte man genauestens hinsehen wofür man diese Auswertung braucht und ob ein reiner „Schnappschuss“ der Daten reicht. Man sollte mit Excel stets mit Bedacht umgehen und vor allem seine Versionierung im Griff haben, denn wie Paracelsus schon sagte: Allein die Dosis macht das Gift.

Ad-Hoc Reporting – Chris' IT Guide to The Galaxy

Excel „Ob Gift oder Medizin – die Dosis macht‘s“